Osoby samozatrudnione (ZZP / freelancerzy) w Holandii

1. Rejestracja jako osoba samozatrudniona

a) BIZNESPLAN

• Pomysł na biznes.
• Strategie i grupa docelowa.
• Badanie i określenie rynku.
• Analiza SWOT: mocne strony, szanse, słabe strony i zagrożenia.

b) FORMA PRAWNA

• Nazwa firmy.
• Forma prawna (eenmanszaak, vof, BV).

c) REJESTRACJA FIRMY

• Rejestracja w KVK (Holenderska Izba Handlowa).
• Spotkanie w KVK.
• Opłata za rejestrację i opłaty KVK.
• Uzyskanie numeru VAT (BTW nummer).

d) ADMINISTRACJA BIZNESOWA

• Obowiązki podatkowe (kwartalny podatek VAT i roczny podatek dochodowy).
• Prowadź odpowiednią dokumentację finansową.
• Tax-In oferuje pierwszą platformę księgowo-administracyjną.

1.1. Kryteria kwalifikujące do statusu przedsiębiorcy w Holandii

Istnieją trzy kryteria:

• Dostarczasz towary lub usługi.
• To coś więcej niż tylko symboliczne płatności; celem jest osiągnięcie przyszłych zysków.
• Bierzesz udział w regularnych transakcjach biznesowych i sprzedałeś swój produkt lub usługę więcej niż raz w ciągu roku.

1.2. Sytuacje, w których nie jesteś uznawany za przedsiębiorcę w Holandii

• Bardzo małe zyski (2200 euro rocznie – 2025 r.).
• Jest to hobby (na rzecz przyjaciół lub rodziny).
• Sprzedaż produktów lub usług nie jest regularna.

2. Formy prawne działalności gospodarczej

Główne formy prawne:

• Eenmanszaak (zzp) / freelancer: Jednoosobowa działalność gospodarcza lub samozatrudnienie.
• Vennootschap onder firma (vof): Spółka jawna.
• Besloten vennootschap (bv): Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.
• Istnieją również inne formy prawne działalności gospodarczej.

2.1. Charakterystyka poszczególnych form prawnych

2.1.1. Jednoosobowa działalność gospodarcza – Eenmanszaak (zzp)

• Rejestracja w KVK (Holenderska Izba Handlowa).
• Jeden właściciel.
• Nie jest osobą prawną.
• Osobista odpowiedzialność za długi firmy.
• W przypadku zatrudniania pracowników: odpowiedzialność za rozliczenia podatków od wynagrodzeń.
• Deklaracje VAT i podatek dochodowy.

2.1.2. Spółka cywilna (Vof)

• Rejestracja w KVK.
• Tworzona przez dwóch lub więcej wspólników.
• Każdy wspólnik ponosi osobistą odpowiedzialność swoim prywatnym kapitałem.
• W przypadku zatrudniania pracowników: rozliczenie podatku od wynagrodzeń.
• Rozliczenia podatku VAT i podatku dochodowego.
• Umowa spółki określająca obowiązki i udziały własnościowe.

2.1.3. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (BV)

• Rejestrowana u notariusza.
• Założona przez jednego lub więcej udziałowców.
• Każdy udziałowiec ponosi odpowiedzialność wyłącznie do wartości kapitału spółki.
• W przypadku zatrudniania pracowników: rozliczenie podatku od wynagrodzeń.
• Rozliczenie podatku VAT i podatku dochodowego od osób prawnych.
• Konieczne jest posiadanie dyrektora (DGA) zarabiającego 56 000€ brutto (2025).
• Umowa między udziałowcami określająca obowiązki i udziały procentowe.

3. Obowiązki podatkowe osób prowadzących działalność gospodarczą jako osoby fizyczne

3.1. Deklaracja VAT (Omzetbelasting lub BTW)

• Kwartalne deklaracje VAT: styczeń, kwiecień, lipiec i październik.
• Raport wewnątrzwspólnotowy (sprzedaż do przedsiębiorstw w UE).
• One Stop Shop – OSS (sprzedaż internetowa na rzecz osób fizycznych > 10 000€ w obrębie UE).
• KARY: 
  • Spóźniona lub niezłożona deklaracja: grzywna w wysokości 82–156€.
  • Opóźnienie lub brak płatności podatku VAT: 3% kwoty niezapłaconej (minimum 50€ maksymalnie 6709€).
• Nie ma możliwości odroczenia złożenia deklaracji VAT lub płatności podatku.

3.1.1. Program dla małych przedsiębiorstw – KOR (Kleineondernemingsregeling)

• Roczna sprzedaż poniżej 20 000€ w Holandii (w poprzednim i bieżącym roku).
• Zwolnienie z obowiązku naliczania podatku VAT.
• Brak możliwości zwrotu podatku VAT.
• Możliwość rezygnacji w dowolnym momencie.

3.1.2. Stawki VAT w Holandii

• 21%: standardowa stawka VAT.
• 9%: obniżona stawka VAT (żywność, napoje bezalkoholowe, usługi fryzjerskie itp.).
• 0%: dostawy transgraniczne (UE), odwrotne obciążenie VAT (btw verlegd).
• Zwolnione: edukacja, opieka zdrowotna, działalność finansowa.

3.1.3. Wymagania dotyczące faktury

• Nazwa handlowa (KVK), adres, numer VAT (BTW nummer), nazwa klienta lub dostawcy.
• Data i numer faktury.
• W przypadku towarów: należy określić rodzaj i ilość dostarczonych towarów.
• W przypadku usług: należy określić rodzaj i zakres świadczonych usług.
• Kwota bez VAT, z VAT i stawka VAT (0%, 9%, 21%).
• Logo firmy.
• Dane kontaktowe firmy.
• Dane bankowe i termin płatności (np. 7, 15, 20 lub 30 dni).

Uwaga: Jeśli faktura nie spełnia wymagań:

• Nie można odliczyć podatku VAT ani wydatków.
• Twoi klienci nie mogą odliczyć podatku VAT.
• Możliwe kary od holenderskiego urzędu skarbowego (Belastingdienst).
• Może być konieczne złożenie korekty zeznania podatkowego.

3.2. Zeznanie podatkowe (Inkomstenbelasting)

• Raz w roku, między marcem a kwietniem.
• Na podstawie zysków z działalności gospodarczej.

*Kary: W przypadku złożenia zeznania po terminie zostanie nałożona grzywna (385–5514€ w przypadku kolejnych opóźnień) i możliwe zawieszenie świadczeń.

Tax-In może wystąpić o przedłużenie terminu składania zeznań do jednego roku (jeśli otrzymałeś wezwanie).

4. Holenderski system podatkowy

4.1. Kategorie dochodów (BOXy)

BOX 1

Stawki podatkowe:

• Do 38 441€ – 35,82%
• Od 38 441 € do 76 817€ – 37,49%
• Powyżej 78 817€ – 49,50%

Dotyczy:

• Pracowników
• Osoby samozatrudnione
• Emerytury
• Alimenty
• Nieruchomości mieszkalne

BOX 2

Stawka podatkowa:

• 5% – 31% (od 67 804€ w 2025 r.)

Dotyczy:

• Posiadacze znacznych udziałów (co najmniej 5% udziałów w spółce BV lub spółce zagranicznej).

BOX 3

Stawka podatkowa: 36%

• (Próg zwolnienia z podatku 57 684€ na osobę)

Dotyczy:

• Oszczędności, rachunków bankowych i gotówki (1,44%).
• Inne aktywa, inwestycje, druga nieruchomość (6,04%).
• Zadłużenie (2,61%).
• Data odniesienia: 1 stycznia 2025 r.

4.2. Koszty podlegające odliczeniu

• Telefon służbowy i internet.
• Literatura fachowa.
• Odzież robocza, uniformy, teczki itp.
• Transport publiczny, taksówki i podróże lotnicze (związane z działalnością gospodarczą, z odpowiednim potwierdzeniem).
• Korzystanie z prywatnego samochodu w celach służbowych: 0,2 €/km (2025), wymagany rejestr przebiegu.
• Koszty nauki związane z działalnością gospodarczą.
• Reprezentacja, konferencje, seminaria, wyjazdy studyjne:
• Powyżej 5700 € (2025): 100% odliczenia. Poniżej 5700€: 80% odliczenia.
• Prezenty biznesowe (żywność lub napoje):
• Powyżej 5700€: 100% odliczenia. Poniżej 5700€: 80% odliczenia.
• Przeniesienie działalności: maksymalnie 7750€. Do 1500€ odliczenia kosztów podróży i zakwaterowania.

4.3. Koszty niepodlegające odliczeniu

• Powierzchnia biurowa w domu.
• Telefon domowy i internet.
• Literatura ogólna.
• Sprzęt niebędący częścią majątku firmy.
• Usługi i produkty pielęgnacyjne.
• Odzież (niebędąca odzieżą roboczą).
• Kary pieniężne.
• Koszty nauki w celu zdobycia nowej wiedzy (np. lekcje jazdy, kursy językowe).

5. Ulgi podatkowe dla przedsiębiorców

5.1. Odliczenie z tytułu samozatrudnienia (Zelfstandigenaftrek)

• Należy spełnić kryterium 1225 godzin (urencriterium), wliczając godziny rozliczone i nierozliczone.
• Prawo do odliczenia z tytułu samozatrudnienia: 2470€ (2025).
• Przedsiębiorcy w wieku emerytalnym: 50% kwoty 2470 €.

5.2. Odliczenie dla partnera (Meewerkaftrek)

• Jesteś przedsiębiorcą.
• Twój partner podatkowy pracuje ponad 525 godzin, a jego dochód nie przekracza 5000€.
• Należy spełnić kryterium godzinowe.

5.3. Odliczenie dla rozpoczynających działalność (Startersaftrek)

Odliczenie dla osób rozpoczynających działalność gospodarczą (Startersaftrek) wynosi 2123€ w przypadku, gdy:

• W ciągu ostatnich pięciu lat kalendarzowych nie prowadzono działalności gospodarczej.
• W tym okresie nie skorzystano więcej niż dwukrotnie z odliczenia dla osób samozatrudnionych (Zelfstandigenaftrek).
• Zwolnienie z podatku od zysków małych i średnich przedsiębiorstw (Mkb-winstvrijstelling): 12,70%.

6. Opcje ubezpieczenia dla Twojej firmy

• Ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej dla firm i korporacji (AVB).
• Ubezpieczenie od niezdolności do pracy (AOV) dla osób samozatrudnionych.
• Ubezpieczenie na życie dla partnerów/udziałowców.
• Ubezpieczenie mienia, towarów i zapasów.
• Ubezpieczenie cybernetyczne.
• Ubezpieczenie od odpowiedzialności zawodowej (BAV).
• Ubezpieczenie od utraty zysków.
• Ubezpieczenie ochrony prawnej.

Źródło: Urząd Skarbowy (Belastingdienst)

Osoby samozatrudnione (ZZP / freelancerzy) w Holandii

Samozatrudnienie w Holandii